外資系企業の日本でのイベント｜通訳だけで回る？「イベントが分かるバイリンガル」が1人要る理由

イベントはギリギリまで決まり続けます。本国と日本のイベント会社の間を、通訳だけでつなげるのか。現場を見てきた筆者の考えをまとめました。

外資系企業の日本担当としてイベントを任されると、すぐにぶつかるのが言葉の問題です。本国とのやり取りは英語。でも、日本のイベント会社は英語が通じないことが多い。

では、通訳を1人つければ解決するのでしょうか。

私の答えは、「本国の担当者がイベントを全部自分で回せるなら、通訳でも大丈夫。ただ多くの場合は、日本側に『イベントが分かるバイリンガル』が1人いる方が、手間もお金も抑えられる」です。

イベントは、誰でもできるようで実はマニアック

イベントは、一見すると誰でもできそうに見えます。会場を借りて、人を集めて、当日を回す。

ただ実際には、やったことがある人でないと分からない所がたくさんあります。専門用語も多く、打ち合わせの言葉を正しく受け取るだけでも一苦労です。イベントを知っている人が間にいると、それだけで手間はかなり減ります。

しかも、ギリギリにたくさん決まる

イベントのもう一つの特徴は、直前に決まること、変わることが多いことです。

• 直前になって、必要な物がないと分かる
• 直前にカメラマンを手配することになる
• スケジュールが変わる

1週間前のこともあれば、前日のこともあります。そして、そのそれぞれに締め切りがあります。

そこに本国との時差が重なります。だから、日本側にイベントが分かるバイリンガルが1人いないと、正直かなり厳しいと思います。

イベントが分かる人なら、ここで動ける

イベントの経験がある人なら、こういう場面で自分から動けます。今契約している会社で対応できなければ、別の会社の人を呼ぶ。夜中も開いている印刷店に自分で行く。

そもそも「イベントはギリギリにいろいろ決まるものだ」と分かっているだけでも、ずっと進めやすくなります。

通訳ではダメなのか

通訳がダメだと言いたいわけではありません。

本国の担当者がイベントを分かっていて、判断も手配も全部自分でできるなら、通訳で十分です。

ただ、直前の変更にもその都度つき合ってもらうとなると、結局はフルタイムで通訳を雇うことになります。そうなると、コストはかなり高くつくと思います。

どこで探すか

正直に言うと、フリーでイベントが分かるバイリンガルは、ほとんどいません。多くはどこかの会社に所属しています。

なので、英語でイベント運営ができる会社に、何社か連絡するのが現実的です。その時は、英語のサイトがない会社にも声をかけてください。英語のサイトがある会社だけに絞ると、割高になってしまう場合があるからです。

（見積もりを複数社から取る話は、外資系企業の日本でのイベント開催｜初めての担当者がまずやる4つのこと に書いています。）

イベントが分かる人かどうかの見分け方

本国にイベントをやったことがある人がいれば、候補の人と話してもらい、少し突っ込んだ質問をするだけで、分かっている人かどうかはすぐに見分けられます。

本国にもイベント経験者がいない場合は、見分けるのは難しいです。その時は、割高になっても、英語で対応してもらえるイベント運営会社に頼むのが確実です。

おわりに

イベントは、ギリギリまで決まり続けます。そこで日本側に1人、イベントが分かるバイリンガルがいるかどうかで、本国も日本側も、負担が大きく変わります。

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