外資系企業の日本でのイベント開催｜初めての担当者がまずやる4つのこと

イベントの経験がないまま、日本でのイベント開催を任された。同じ立場だった筆者が、当時の自分に今伝えたい4つのことをまとめました。

外資系企業の日本担当として入社したら、ある日、本社から「日本でイベントを開催してほしい」と言われる。イベントの経験はない。社内に担当者もいない。どんなイベント会社に頼めばいいのかも分からない。

私自身が、まさにそうでした。外資系企業の日本立ち上げに関わった時、イベントもマーケティングも経験がないまま、イベントを任されました。ネットでイベント会社を探して問い合わせましたが、開催まで時間がなく、日本では無名の会社だったこともあり、打ち合わせに来てくれたのは2社だけ。そこで最初に聞いたのは「まず何からやったらいいですか」でした。

結果的にとても良い会社に出会えましたが、これは運でした。外れていたら、イベントは終わっていたと思います。

あの時の自分に、今なら何と答えるか。4つにまとめました。

1. 本社と「どんなイベントか」と「予算感」をしっかりすり合わせる

最初にやるのは、イベント会社探しでも会場探しでもなく、本社との話し合いです。何のためのイベントで、誰を呼び、どれぐらいの規模と見た目にしたいのか。そして、いくらまで出せるのか。

ここで知っておいてほしいのは、イベントの見積もりは、ほぼ間違いなく最初より高くなるということです。どんな見積もりにも完璧はありません。

上がる一番の原因は、本社から後で足される要望です。舞台をもっと豪華にしたい、フードを良くしたい、カメラを増やしたい。ただ、これは本社が悪いわけではありません。最初の時点で、やりたいことを全部言える方が難しいのです。

だから、2つのことをやってください。

• 本社から言われた予算より低い金額で計画を組み、余裕を残しておく
• 「見積もりは後で上がるものだ」と、最初の段階で本社に伝えておく

先に言っておけば「聞いていた話」になりますが、上がってから言うと「日本側の失敗」になります。同じ金額でも、伝える順番で立場が変わります。

東京でのイベント費用の目安は、英語の記事ですが How Much Does an Event in Tokyo Cost? にまとめています。本社への説明にそのまま使えます。

2. イベント会社の見積もりは、必ず複数社から取る

時間がない、会社が日本で知られていない。この2つが重なると、問い合わせても打ち合わせにすら来てもらえないことがあります。だから、とにかく早く動いてください。

本当は、イベント会社とは別に、イベント全体が分かっていて、見積もりが妥当かどうかを見られる人が近くにいるのが一番です。イベント会社は、あくまでお金を払う相手だからです。ただ正直に言うと、そういう人はなかなか見つかりません。（間に立つ人がなぜ大事かは、外資系企業の日本でのイベント｜通訳だけで回る？「イベントが分かるバイリンガル」が1人要る理由 に書いています。）

だから、見積もりは必ず複数のイベント会社から取ってください。見積もりは文字でもらい、AIで訳して、本社にもそのまま見せる。それだけで、判断の材料はかなり増えます。

私たち Conectando にご相談いただく場合も同じです。ぜひ、他社の見積もりと並べて比べてください。その複数社の1社に入れていただければ十分です。

3. 英語が通じないイベント会社との商談には、本社の人を同席させる

日本のイベント会社は、英語が通じないことが多いです。私の時は、本社のデザイナーや各担当者とイベント会社の間を、私ともう1人で全部訳しました。おかげでイベント全体が分かるようになりましたが、本業は止まります。できれば、やらない方がいい仕事です。

そこでおすすめしたいのが、言葉が通じなくても、本社の人をイベント会社との商談に同席させることです。多くはオンラインになると思いますが、今はAIの翻訳で大体の内容は分かります。何より、双方の質問をその場で解決できるので、商談がかなり短くなります。

これは最初の商談だけでなく、その後の打ち合わせでも同じです。「言葉が通じないから」と本社の人を外してしまうと、日本側が全部を訳して持ち帰り、返事を待ち、また訳して伝える、の繰り返しになります。

私の場合は、決裁権のある本社の人間が日本にいて、言葉は通じなくても商談に立ち会っていました。その場で決められたのは、本当に大きかったです。

4. イベント会場を決める

会場は、イベント会社と一緒に決めるのが理想です。やりたい内容に対して、広さや設備が合っているかを一緒に見てもらえるからです。ただ、先にイベント会社を決めて、それから会場を探す順番になっても、大きな問題はありません。

東京のイベント会場を探すなら、会場ごとのアクセスや設備をまとめた BizinTokyo も参考にしてください。

おわりに

イベントを初めて任された時、一番つらいのは「何が分からないのかも分からない」ことだと思います。

まずは本社と話し、余裕のある予算を組み、複数のイベント会社に声をかけ、本社の人を商談に呼ぶ。この4つだけで、私が当時経験した苦労のかなりの部分は避けられます。

見積もりを比べる1社として、Conectando にも声をかけてみてください。サービス内容はこちら、ご相談はこちらからどうぞ。