外資系企業の日本でのイベント｜懇親会に人が残らない理由と会場の選び方

イベントのあとの懇親会は、会場が離れていたり始まるまでに時間が空いたりすると、人が帰ってしまいます。人に残ってもらうには、場所と「つなぐ人」が大事です。

イベントが終わったあと、懇親会の会場が離れていたり、始まるまでに時間が空いたりすると、多くの人が帰ってしまいます。ほかの店にご飯を食べに行く人もいます。全員ではありませんが、本当に結構な人が帰ります。

懇親会は場所で決まる

大原則は、イベント会場のすぐ近くで、間を空けずに始めることです。懇親会を考えるときは、まず場所と予算から決めてください。

おすすめは、次の3つの形です。

1. 同じビルの中に飲食店がある会場 たとえば渋谷ヒカリエは、イベントホールとレストランが同じビルに入っています。

2. 大きな会場を昼はイベントに使い、別の1部屋だけ夜の懇親会に使う 私も実際に、この形で懇親会を開いたことがあります。移動時間がゼロになるので、懇親会に参加した人がとても多かったです。

3. イベント会場をそのまま懇親会に使う イベントが終わったら、少しだけ待ってもらい、同じ会場で懇親会を始めます。

予算に余裕があれば、ホテルも良い選択です。料金はかかりますが、ヴィーガンのメニューなど食事の対応がしやすく、とてもやりやすいです。

日本らしい場所なら、遠くてもいい

例外もあります。お寺や能の劇場のような、日本らしい場所です。私も実際に、お寺や能の劇場で懇親会を開いたことがあります。こうした場所は海外の人に喜ばれますし、日本人にとっても話のきっかけになります。イベント会場から離れていても、選ぶ価値があります。ただし、移動の間に人が帰ってしまうリスクはあります。

場所の次に大事なのは「つなぐ人」

日本人は、VIPも含めて、言葉の壁を気にします。何もしなければ、懇親会の中で日本人と海外の人は完全に分かれてしまいます。

そこで、両方の言葉で人と人をつなぐ人を置きます。私の場合は、主催者である私自身が、英語と日本語の両方で対応できる人として、参加者同士を紹介して回っていました。学生ボランティアにお願いする形でも構いません。

会場を探すときは

このコラムに、人数別とエリア別の会場ガイドがあります。