外資系企業の日本でのイベント｜見積もり、金額だけ見ていませんか？比べる時に確認したいこと

イベント会社から見積もりが届いた。でも、どれを選べばいいのか分からない。金額と一緒に確認したいことをまとめました。

外資系企業の日本担当としてイベントを任され、何社かのイベント会社から見積もりを取った。でも、どれを選べばいいのか分からない。

見積もりを複数社から取ることは、初めての担当者がまずやる4つのこと にも書きました。この記事は、その次の「届いた見積もりをどう比べるか」の話です。

一番大事なのは、本社の人と一緒に見積もりを見ること

最初に一番大事なことを書きます。見積もりは、日本側だけで見ないでください。とにかく本社の人に入ってもらい、本社の人と一緒に見積もりを見てください。

本社の人に入ってもらえば、予算の調整もスムーズです。後になって、調整できないまま終わってしまうことも避けられます。

見積もりは上がるもの。だから、上がり幅を小さくする

4つのことの記事にも書きましたが、イベントの見積もりは、ほぼ間違いなく最初より高くなります。

大事なのは、上がり幅をできるだけ小さくすることと、本社から出ている予算のギリギリにならないように、見積もりの段階で確認しておくことです。

上がる原因は、次の2つにあることが多いと思います。

• 見積もりに入っていない項目がある
• 「どれだけ豪華にするか」の認識がずれている

ここからは、見積もりの段階で確認しておきたいことを順に書きます。

確認したいこと①：会場のオプション料金が入っているか

会場の見積もりがイベント会社の見積もりと一緒に出てくる場合、会場のオプション料金が入っていないことがあります。

私の経験では、椅子1脚500円を500脚、3日間で借りることになり、それだけで合計75万円の追加になりました。1脚の値段は小さくても、数と日数をかけると大きな金額になります。

こうした追加料金は、意外と見積書の下の方に書かれています。イベント会社の担当者や会場にも聞いてください。

確認したいこと②：必要な項目が抜けていないか

もう一つよくあるのが、本社や日本側から見て必要な項目が、ごっそり抜けているケースです。

本社で過去にイベントをやったことがあれば、その時の動画や見積もりをイベント会社に見せてください。抜けている項目がかなり見つかると思います。

確認したいこと③：「どれだけ豪華か」の認識が合っているか

Photo by Tyler Witkin on Unsplash

舞台の飾りをどこまでやるか、モニターをどれぐらいの大きさにするか。ここで認識がずれることがあります。

たとえば、モニターを2画面に分けるのか、登壇者が座る椅子をどれぐらい豪華にするのか。こうした所は、画像を見ないと分かりません。

確認したいこと④：スタッフと備品を誰が用意するか

スタッフは、全体で何人必要か、そのうち自社で用意できるのか、イベント会社に頼むのか、ボランティアにお願いするのかで、金額が結構変わってきます。会場によっては、会場のスタッフを入れなければいけない決まりがあり、そこで料金が上がることもあります。ボランティアで行けそうな場合も、人が集まらない時にどうするかを考えておく必要があります。

備品も同じです。たとえば運営や受付で使うパソコンは、レンタルすると1台1万円ほどするので、自分たちで用意できるかも確認してください。

イベント会社には正直に、「スタッフは何人必要ですか」「これ以上増える項目はありますか」と聞けばいいと思います。

見積書はAIにも見せる

①〜④の確認には、AIを使うのもいいと思います。届いた見積書をAIに見せて、次のようなことを聞いてみてください。

• 追加料金になりそうなものは何か
• 何が抜けているか
• スタッフや備品など、細かい所で確認しておくことはないか

確認したいこと⑤：会社そのもの

金額と一緒に、会社そのものも比べてください。

• 予算をどれだけ超えそうか
• 返信の速さ：返信が速い会社はやる気がある会社だと思います。返信が遅い会社は、イベントの時もそのまま遅い可能性が高いです
• 同じようなイベントの実績：テックのイベントならテック、フードのイベントならフード。同じようなイベントをやっていないと、イベントの感覚を説明するのが難しいかもしれません。同じようなイベントの実績がある会社なら、高くても良いと思います

予算内であれば、安さよりも、相性や誠実さ、過去の実績をしっかり考えてください。特に日本で初めてのイベントの場合は、イベント会社に頼ることが多いので、コストはかけた方がいいと思います。

本社にイベントに詳しい人がいれば、判断してもらう

本社にイベントに詳しい人がいるなら、その人に見積もりを見てもらい、判断や確認をしてもらうのがいいと思います。

決める前に、本社の承認を得る

最後にもう一度。必ず見積もりの項目も含めて、本社の人にしっかり説明をして承認を得てください。

おわりに

見積もりは、ほぼ上がります。だから、とにかく本社の人と一緒に見積もりを見てください。そのうえで、抜けている項目、豪華さのズレ、スタッフと備品を誰が用意するかを見積もりの段階で確認し、返信の速さや相性、実績も見て選んでください。

日本側で本社と現場をつなぐ人がいない場合の考え方は、通訳だけで回る？「イベントが分かるバイリンガル」が1人要る理由 に書いています。

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